Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung in Österreich. Sie wird vor allem von Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen und Kleingewerbetreibenden genutzt, die nicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet sind.
Das Prinzip ist einfach: Alle tatsächlich zugeflossenen Einnahmen werden den tatsächlich bezahlten Ausgaben gegenübergestellt. Die Differenz ergibt den Gewinn. Im Gegensatz zur Bilanzierung spielt es keine Rolle, wann eine Rechnung gestellt wurde — es zählt der Zeitpunkt des Geldflusses. Das nennt man das Zufluss-Abfluss-Prinzip.
Wer darf die EAR anwenden?
In Österreich dürfen folgende Gruppen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen:
- Einzelunternehmer:innen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind
- Freiberufler:innen (z.B. Ärzt:innen, Rechtsanwält:innen, Künstler:innen, Vortragende)
- Personengesellschaften (OG, KG), sofern die Umsatzgrenze nicht überschritten wird
- Im Firmenbuch eingetragene Einzelunternehmer:innen, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren unter 700.000 € Umsatz bleiben
Die Grenze für die Buchführungspflicht liegt bei 700.000 € Jahresumsatz. Wer diese Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreitet, muss ab dem darauffolgenden Jahr eine Bilanz erstellen.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Bei der EAR gilt: Einnahmen werden erfasst, wenn das Geld tatsächlich zugeflossen ist (auf dem Konto oder bar in der Kassa). Ausgaben werden erfasst, wenn sie tatsächlich bezahlt wurden.
Das unterscheidet die EAR fundamental von der doppelten Buchführung, bei der Forderungen und Verbindlichkeiten bereits bei Rechnungsstellung erfasst werden.
Beispiel: Du stellst im Dezember eine Rechnung, der Kunde zahlt im Jänner. Bei der EAR zählt die Einnahme zum Jänner — also zum neuen Steuerjahr. Bei der Bilanzierung wäre sie im Dezember erfasst worden.
Pflichtaufzeichnungen
Wer die EAR nutzt, muss folgende Aufzeichnungen führen:
- Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge
- Belege zu jeder Buchung aufbewahren (7 Jahre Aufbewahrungspflicht nach BAO § 132)
- Wareneingangsbuch (wenn mit Waren gehandelt wird)
- Anlageverzeichnis für abnutzbares Anlagevermögen
- Registrierkasse bei Barumsätzen über 15.000 € pro Jahr
Umsatzsteuer in der EAR
In Österreich gibt es vier Umsatzsteuersätze:
| Satz | Bezeichnung | Beispiele |
|---|---|---|
| 20 % | Normalsteuersatz | Die meisten Dienstleistungen und Waren |
| 13 % | Sondersatz | Beherbergung, Kultur, Tierfutter |
| 10 % | Ermäßigter Satz | Lebensmittel, Bücher, Personenbeförderung |
| 0 % | Steuerbefreit | Kleinunternehmer, innergemeinschaftliche Lieferungen |
Die USt-Voranmeldung (UVA) muss je nach Umsatz monatlich oder quartalsweise bei FinanzOnline eingereicht werden.
Die Kleinunternehmerregelung
Liegt der Jahresumsatz unter 55.000 Euro (seit 2025), kann die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG in Anspruch genommen werden. Kleinunternehmer:innen sind von der Umsatzsteuer befreit — sie verrechnen keine USt und dürfen keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich: keine UVA, keine USt auf Rechnungen. Dafür muss die Umsatzgrenze genau überwacht werden.
Die E1a-Steuererklärung
Die Beilage E1a zur Einkommensteuererklärung ist das zentrale Formular für Einnahmen-Ausgaben-Rechner:innen. Hier werden die Einkünfte aus selbstständiger oder gewerblicher Tätigkeit erklärt.
Es gibt zwei Varianten:
- E1a (SA) — Standardausgaben: Pauschal 12 % der Einnahmen (max. 26.400 €) als Betriebsausgaben
- E1a (GW) — Gewöhnliche Wirtschaftsführung: Tatsächliche Betriebsausgaben
Die günstigere Variante kann gewählt werden. Accounted berechnet beide Varianten und empfiehlt die bessere Option.
Warum eine spezialisierte App sinnvoll ist
Viele Buchhaltungsprogramme sind für die doppelte Buchführung konzipiert oder auf den deutschen Markt ausgerichtet. Die österreichische EAR hat eigene Regeln: andere Umsatzgrenzen, andere Steuersätze, andere Pflichtangaben auf Rechnungen.
Eine App, die diese Besonderheiten nativ versteht, spart Zeit und reduziert Fehler. Accounted wurde genau für diesen Zweck entwickelt: Einnahmen und Ausgaben erfassen, steuerlich korrekt kategorisieren und auswerten — ohne Umwege, ohne Kompromisse.