Buchhaltung als Freelancer: wo fängst du an?

Du hast dein Gewerbe angemeldet, die ersten Aufträge kommen — und plötzlich steht die Buchhaltung an. Für viele Freelancer in Österreich ist das der Teil der Selbstständigkeit, der am meisten verunsichert. Muss das so kompliziert sein?

Die gute Nachricht: Als Freelancer in Österreich nutzt du in der Regel die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) — die einfachste Form der Gewinnermittlung. Kein Soll und Haben, keine Bilanz. Nur: Was kommt rein, was geht raus.

Schritt 1: Geschäftskonto eröffnen

Rechtlich ist ein eigenes Geschäftskonto für EPUs nicht vorgeschrieben. Aber es ist dringend empfohlen: Die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen macht die Buchhaltung dramatisch einfacher.

Empfehlung: Ein kostenloses oder günstiges Konto bei einer der großen Banken (George, Raiffeisen, Erste, easybank). Accounted kann Kontoauszüge dieser Banken als CSV importieren.

Schritt 2: Kleinunternehmer oder USt-pflichtig?

Die erste große Entscheidung: Nutzt du die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)?

  • Umsatz unter 55.000 €? → Du kannst Kleinunternehmer:in sein. Keine USt auf Rechnungen, keine UVA.
  • Umsatz über 55.000 € oder viele B2B-Kunden? → USt-Pflicht. Dann musst du 20% (oder den jeweils gültigen Satz) auf Rechnungen ausweisen und regelmäßig eine UVA abgeben.

Schritt 3: Alle Einnahmen erfassen

Erfasse jede Einnahme zum Zeitpunkt des Geldzuflusses. Das heißt: Wenn der Kunde überweist — nicht wenn du die Rechnung stellst.

Pro Buchung brauchst du:

  • Datum des Geldzuflusses
  • Betrag (brutto)
  • Beschreibung / Kategorie
  • Kontakt (Kunde)
  • USt-Satz (wenn USt-pflichtig)

Schritt 4: Alle Ausgaben erfassen

Gleiches Prinzip: Erfasse jede Betriebsausgabe zum Zeitpunkt der Bezahlung. Typische Ausgaben:

  • Software-Abos und Lizenzen
  • Arbeitsmittel (Laptop, Kamera, etc.)
  • Büromaterial
  • Fortbildung
  • Reisekosten und Fahrtkosten
  • Telefon und Internet (anteilig)
  • Versicherungen (beruflich)
  • Steuerberatung
Tipp: Bewahre zu jeder Ausgabe den Beleg auf — mindestens 7 Jahre (BAO § 132). Am besten digital, direkt per Belegscan in Accounted.

Schritt 5: Belege aufbewahren

Die Aufbewahrungspflicht beträgt 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Digitale Belege sind gleichwertig mit Papierbelegen, wenn sie unveränderbar und jederzeit abrufbar sind.

Scanne Belege am besten sofort nach Erhalt. Accounted speichert sie verschlüsselt in deinem privaten iCloud-Container.

Schritt 6: Rechnungen korrekt erstellen

Als Freelancer in Österreich müssen deine Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Menge und Bezeichnung der Leistung
  • Tag/Zeitraum der Leistung
  • Entgelt (netto) und Steuerbetrag
  • Steuersatz
  • Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • UID-Nummer (wenn USt-pflichtig und Rechnung > 400 €)

Schritt 7: Fristen einhalten

Die wichtigsten Fristen im Überblick:

WasWann
UVA (monatlich)Bis zum 15. des übernächsten Monats
UVA (quartalsweise)Bis zum 15. des zweitfolgenden Monats nach Quartalsende
Einkommensteuererklärung (E1)30. April (Papier) / 30. Juni (FinanzOnline)
E1a (Beilage)Gemeinsam mit der E1
Einkommensteuer-Vorauszahlung15. Feb, 15. Mai, 15. Aug, 15. Nov

Tipps für den Alltag

  • Buchungen laufend erfassen — nicht erst am Jahresende. Einmal pro Woche reicht.
  • Privat und geschäftlich trennen — eigenes Konto, eigene Kreditkarte.
  • Belege sofort scannen — bevor sie verblassen oder verloren gehen.
  • KU-Grenze im Blick behalten — Accounted zeigt dir den Fortschritt im Dashboard.
  • Steuerberater für komplexe Fragen — für die laufende Buchhaltung reicht eine gute App.